Menyusun kebutuhan aplikasi pemerintah daerah sebelum pengembangan

Pembahasan aplikasi pemerintah daerah sering dimulai dengan daftar fitur: formulir, dashboard, notifikasi, dan laporan. Agar pengembangan dapat diperiksa hasilnya, setiap fitur perlu dikaitkan dengan pekerjaan pengguna dan aturan layanan yang berlaku di instansi.

Bahan awal dapat berupa formulir yang dipakai petugas, contoh laporan, prosedur kerja, dan catatan masalah operasional. Pengembang kemudian membahasnya bersama pemilik layanan, operator, serta pengelola teknologi informasi.

Catat pengguna dan kewenangannya

Susun daftar peran beserta tugasnya. Dalam contoh aplikasi permohonan, perannya dapat mencakup pemohon, petugas layanan, verifikator, dan penanggung jawab. Untuk setiap peran, tulis data yang dapat dilihat, tindakan yang dapat dilakukan, serta batas lingkup unit kerjanya.

Jelaskan juga cara menangani pergantian pegawai, pelimpahan tugas, akun yang dinonaktifkan, dan koreksi data. Kebutuhan tersebut berpengaruh pada pengaturan akses serta riwayat tindakan di aplikasi.

Gambarkan satu proses layanan secara lengkap

Pilih satu jenis layanan dan tulis urutan kerjanya. Misalnya: pemohon mengirim berkas, petugas layanan menerima permohonan, verifikator meninjau kelengkapan, pemohon melengkapi kekurangan, penanggung jawab menetapkan hasil sesuai kewenangan, lalu hasil layanan disampaikan. Pada setiap tahap, catat pelaksana, masukan, keluaran, dan alasan perubahan status.

• Apa syarat agar permohonan dapat dikirim?
• Bagaimana petugas mengembalikan berkas untuk diperbaiki?
• Siapa yang menerima notifikasi ketika penanggung jawab berganti?
• Bagaimana permohonan ditarik atau dibatalkan?
• Informasi apa yang dapat dilihat pemohon selama proses berjalan?

Gunakan contoh berkas yang telah disamarkan untuk membahas setiap langkah. Kasus berkas kurang lengkap dan koreksi setelah persetujuan perlu disertakan dalam pembahasan.

Alur permohonan layanan

1. 1. Pemohon
   Mengirim formulir dan dokumen pendukung.
2. 2. Petugas layanan
   Mencatat nomor permohonan dan unit tujuan.
3. 3. Verifikator
   Memverifikasi kelengkapan berkas.
4. 4. Penanggung jawab
   Menetapkan hasil layanan sesuai kewenangan.

Jika berkas perlu dilengkapi

Verifikator mencatat kekurangan, pemohon melengkapi, lalu verifikator meninjau pembaruan. Status dan riwayat perubahan tetap tercatat.

Daftarkan data dan integrasi

Buat daftar data utama, pemilik data, format, dan aturan validasinya. Tetapkan identitas unik untuk setiap permohonan atau objek agar riwayatnya dapat ditelusuri. Untuk lampiran, sepakati jenis berkas, ukuran, siapa yang boleh mengunduh, serta kebutuhan penyimpanannya.

Jika aplikasi perlu membaca sistem lain, catat pengelola sistem tersebut, metode pertukaran data, kebutuhan izin, dan kondisi ketika koneksi terputus. Uji ketersediaan akses integrasi lebih awal. Rencana pemindahan data lama juga perlu mencakup pemetaan kolom, pembersihan data, dan pemeriksaan hasil impor.

Tulis kriteria penerimaan yang dapat diperiksa

Kriteria penerimaan menjelaskan perilaku yang diharapkan dalam kondisi tertentu. Contoh: ketika verifikator meminta kelengkapan berkas, pemohon menerima alasan perbaikan, status berubah menjadi “Perlu dilengkapi”, dan riwayat mencatat petugas serta waktu tindakan.

Untuk batas akses, contoh kriterianya: operator unit A hanya dapat membuka permohonan unit A; percobaan membuka permohonan unit lain ditolak dan dicatat sesuai kebutuhan audit. Kriteria seperti ini dapat diuji bersama petugas menggunakan akun dengan peran berbeda.

Formulir juga perlu memiliki label yang jelas dan petunjuk kesalahan yang membantu pengguna memperbaiki isian. Panduan pelabelan formulir W3C WAI dapat menjadi rujukan pengembang saat menyiapkan kontrol isian.

Siapkan pengelolaan setelah serah terima

Sepakati penanggung jawab akun, domain, server, pencadangan, pemulihan, dan pembaruan aplikasi bersama unit pengelola teknologi informasi atau Diskominfo sesuai pembagian tugas daerah. Periksa akses ke kode sumber, dokumentasi penggunaan, serta daftar layanan pihak ketiga yang dipakai. Catat prosedur pelaporan gangguan dan pihak yang menanganinya.

Ruang lingkup tahap awal dapat disusun berdasarkan satu proses yang siap diuji. Dokumen kebutuhan kemudian memuat daftar pekerjaan tahap tersebut, kriteria penerimaan, ketergantungan integrasi, dan hal yang masih memerlukan keputusan instansi.

DEKA mengembangkan aplikasi web dan mobile untuk instansi. Jika kebutuhan awal berpusat pada informasi layanan, baca juga panduan pengelolaan website perangkat daerah.