Website perangkat daerah: menata informasi layanan dan pekerjaan editor
Panduan menata halaman layanan website OPD, membagi tugas editor, menjaga tautan tetap berlaku, dan memeriksa akses melalui ponsel.
Warga yang membuka website perangkat daerah biasanya membawa kebutuhan tertentu: mencari syarat layanan, mengunduh formulir, mengetahui lokasi kantor, atau menghubungi petugas. Struktur halaman dan pekerjaan editor perlu mengikuti kebutuhan tersebut.
Sebelum menyusun tampilan baru, inventarisasi halaman yang sudah tersedia. Catat pemilik informasi, tanggal pemeriksaan terakhir, tautan dokumen, dan halaman yang paling sering ditanyakan kepada operator.
Susun satu halaman untuk setiap layanan
Gunakan judul yang menyebut nama layanan dengan jelas. Dalam satu halaman, tempatkan informasi yang diperlukan warga untuk memulai proses:
- Penjelasan singkat layanan dan pihak yang dapat mengajukan.
- Daftar persyaratan dan dokumen pendukung.
- Urutan pengajuan serta kanal penyerahan berkas.
- Waktu penyelesaian dan biaya sesuai informasi resmi unit pengelola.
- Jam, lokasi, dan kontak pelayanan.
- Tautan formulir serta kanal pertanyaan atau pengaduan.
- Tanggal pemeriksaan isi dan unit penanggung jawab.
Gunakan standar pelayanan yang ditetapkan unit sebagai bahan penyusunan halaman. Isi setiap bagian perlu diverifikasi oleh pemilik layanan. Gunakan istilah yang dikenal warga; jelaskan singkatan pada penyebutan pertama. Apabila persyaratan berbeda untuk jenis pemohon tertentu, berikan subjudul yang membantu pembaca memilih informasi yang sesuai.
Bedakan pekerjaan penulis, penelaah, dan penerbit
Penulis menyiapkan materi dan lampiran. Penelaah memastikan isi sesuai prosedur serta mengecek kontak dan dokumen. Penerbit mengatur waktu tayang dan memeriksa hasil halaman. Dalam tim kecil, seseorang dapat memegang beberapa tugas dengan alur persetujuan yang tetap tercatat.
Daftar pekerjaan editor sebaiknya memuat perubahan yang diminta, penanggung jawab, tenggat, dan halaman terdampak. Ketika jam layanan berubah, telusuri juga halaman kontak, pertanyaan umum, serta bahan jawaban chatbot yang memakai informasi serupa.
- Persyaratan
- Formulir kunjungan, jumlah peserta, dan kontak penanggung jawab.
- Alur pengajuan
- Kirim formulir, petugas meninjau jadwal, lalu terima konfirmasi.
- Waktu dan biaya
- Konfirmasi paling lambat 2 hari kerja. Tanpa biaya.
- Kontak layanan
- Meja layanan perpustakaan, Senin–Jumat 08.00–15.00 WITA.
Jaga alamat halaman dan dokumen
Pilih alamat halaman yang singkat dan menggambarkan isinya. Ketika alamat berubah, siapkan pengalihan agar tautan yang sudah dibagikan tetap mengantar pembaca ke tujuan yang sesuai. Dokumen pengganti perlu diberi tanggal atau nomor versi sehingga editor dapat membedakannya.
Periksa tautan unduhan setelah publikasi. Cantumkan jenis dan ukuran berkas agar pengguna ponsel dapat memperkirakan unduhannya. Informasi inti layanan dapat ditulis langsung pada halaman, disertai dokumen pendukung bila diperlukan.
Periksa keterbacaan dan akses melalui ponsel
Susun judul dan subjudul secara berurutan. W3C WAI menjelaskan bahwa struktur heading membantu menyampaikan organisasi isi dan navigasi dalam halaman. Gunakan teks tautan yang menyebut tujuan, misalnya “Unduh formulir permohonan”, dan beri label pada setiap isian formulir.
Uji halaman melalui ponsel: apakah nomor telepon dapat ditekan, dokumen dapat diunduh, menu mudah digunakan, dan informasi utama terbaca tanpa menggeser layar ke samping? Periksa pula penggunaan papan ketik, pembesaran teks, serta deskripsi gambar yang menyampaikan informasi.
Gunakan data kunjungan untuk menentukan pekerjaan berikutnya
Pantau halaman layanan yang dibuka, pencarian di dalam situs, unduhan formulir, dan klik ke kanal kontak. Kelompokkan pertanyaan yang masih diterima operator setelah warga membaca halaman. Temuan ini membantu editor mengenali informasi yang kurang jelas atau sulit ditemukan.
Untuk pencarian Google, tim dapat memeriksa kueri dan halaman melalui laporan Performa Search Console. Hubungkan hasil tersebut dengan tujuan layanan. Halaman yang sering dibuka tetapi menghasilkan pertanyaan berulang mungkin memerlukan penjelasan tambahan atau susunan informasi yang lebih mudah dipindai.
DEKA menyediakan pembuatan website instansi dan landing page. Jika website akan terhubung ke pengajuan layanan atau aplikasi internal, siapkan alurnya melalui panduan kebutuhan aplikasi instansi.
